¿Tus colaboradores en trabajo remoto se sienten incluidos durante reuniones?

Nunca me olvidaré de una reunión que tuve pre-pandemia. Tres de los participantes, incluyéndome, estábamos en la oficina. Otros dos estaban en sus casas. Cometí el error (sin malicia) de esperar casi hasta el final de la reunión para preguntar si el equipo remoto tenía alguna pregunta. Hasta ese momento, me había olvidado (de nuevo, sin malicia) que había gente conectada virtualmente con ganas de aportar a la discusión. Este ejemplo, creo, representa el problema típico al que se enfrentan los trabajadores remotos: se vuelven un pensamiento secundario para el equipo presencial core.

Ahora que algunos negocios empiezan cuidadosamente a reabrir, con algunos empleados volviendo lentamente a la oficina y otros manteniendo el esquema remoto, los líderes nos enfrentamos a un nuevo reto:

Aquí les dejo unas recomendaciones tanto de estrategias que he implementado como otras que pienso empezar a implementar.

1. Estructura tus reuniones para que los trabajadores remotos intervengan y aporten de primeros

Es fácil sentir un sesgo inconsciente a favor de empleados presenciales; en últimas, la cercanía física atrae. Para resistir esto, dale tiempo en vivo primero a tus colaboradores remotos. Pídeles que intervengan en discusiones grupales, chats, tableros virtuales y saca un espacio para discutir sus aportes. Hazle saber a todos los participantes que vas a destinar un tiempo para intervención remota y espera hasta recibirla. Para decisiones de equipo completo, utiliza herramientas de encuesta/sondeo en vivo, para estar seguro de que estés tomando en cuenta la participación de todos tus miembros del equipo.

Les recomiendo que les pidan a sus participantes virtuales habilitar su cámara cuando intervengan, y ustedes seleccionar “full screen” para que los demás asistentes puedan entregarle su atención completa a quien tenga la palabra. Como moderadores, no olviden mencionar explícitamente a todos los asistentes que hay un subgrupo conectado virtualmente y que empezarán por oír sus opiniones/preguntas, así como validar en voz alta todo comentario enviado por chats grupales.

2. Entiende y valora a extrovertidos e introvertidos

Es difícil tomar la palabra en una reunión híbrida, cuando se quiere aportar, pero se tiene dudas sobre el nivel de atención/interés de los demás asistentes. Para contrarrestar esto, les recomiendo implementar la siguiente estrategia: al finalizar la reunión, envíenle un email a cada participante, pidiéndole contestar dos preguntas: 1. ¿Cuáles son las malas noticias que no quisiste contarme?, y 2. ¿Qué se nos escapó discutir/considerar en la última reunión? Primero, hablar regularmente sobre malas noticias crea un espacio de apertura y tolerancia para discutir retos organizacionales, volviéndolo un hábito y mindset empresarial. Segundo, los introvertidos de sus equipos normalmente requerirán más tiempo para procesar información y hacerse una opinión, y preferirán hablar a través de email o conversaciones uno a uno.

3. Ponte creativo con las reuniones rutinarias

Una de las cosas más interesantes que he aprendido este año es la relevancia de rotar frecuentemente el anfitrión de las reuniones. No solo es una forma de hacer sentir a la gente valorada e incluida, sino que también rompe con la potencial monotonía asociada con reuniones periódicas lideradas por la misma persona. No hay dos personas que estructuren y dirijan una reunión de la misma manera. Unos privilegiarán PowerPoint, mientras otros el desarrollo de mindmaps y lluvia de ideas. Unos hablarán largo y otros buscarán participación activa de los demás estructurando la reunión en función de preguntas o ejes temáticos.